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「利用好碎片化时间」，是最近几年被广泛提起的一个时间管理概念。
但是，大多数时候，人们都在提倡利用碎片化时间学习和阅读。
比如，用碎片化时间背几个单词，用碎片化时间读几篇短篇小说，或者是用碎片化时间学习一门实用的技术或者技巧，等等。
然而，如何利用碎片化时间来工作呢？这一问题，并没有得到重视。
我们今天就来讲一讲，如何利用碎片化时间，更好地帮助我们的工作。
我将从两个方面来说：第一个方面是，利用碎片化时间的基本原则是：碎片化时间，只用来处理次要事务。
第二个方面是，利用碎片时间的两个步骤：给碎片化时间分类，寻找多元化用途；以及化整为零，完善系统，建立工作数据库。
首先我们要讲的是利用碎片时间的基本原则：只用碎片时间，来处理次要事务。
其实最近这些年，尽管社会上普遍在强调，要学会用碎片时间来阅读和学习，但是，根据许多职场人和学生的反馈，利用碎片时间阅读和学习的效果都不是很好。
举个例子——有人提倡，用上厕所或者等公交的那四五分钟时间来读书。
表面上看来，这是把时间利用到极致了吧？可实际上，用这四五分钟时间来读书，效果其实非常差。
为什么呢？因为读书原本就需要一个安静的环境，还需要充足的时间，这样才有助于思考，把书读透。
你如果一直用四五分钟去读书，尤其是读文学作品，当你读完这本书之后，你就会发现，好像里面的细节你根本就没记住，更别提能有什么思考了。
用碎片时间来学习也是一样——学习需要思考，需要沉淀，简简单单的几分钟时间，只能造成「我在努力学习」的假象，实际上你根本学不到什么，更别谈能有多少收获。
在工作中也是如此。
比如，有些人最近正在写一份非常重要的工作报告，但是，他并没有集中大块时间来写，而是经常在各种会议中间的那一小段休息时间，或者是在吃完午饭后的那一小会时间，又或者是下班前的最后十分钟时间，本着「能写一段是一段」「多写一段早完工」的心态来写。
可结果会怎么样呢？不仅效率低下，而且呈现出的「成品」质量也很差。
这就好比作家写小说，一天写五分钟，很难写出情节连贯、措辞讲究的好作品，但是，每天写一上午，就能保证情节的完整和措辞的规范。
因此呢，我们在使用碎片时间的时候，最基本的原则就是——碎片时间，只能用来处理那些次要事务。
所谓的次要事务，我们之前说过，就是那些既不紧急，又不重要的C类事务。
比如，做一份简单的表格，或者填一份表格，检查一份分档中的语病和错字，给会议室的会议桌上摆上几袋餐巾纸和几瓶矿泉水，等等。
这种次要事务，有时候你摆脱不了，必须要做，可是，如果你在处理关键事务的中途，每隔一会儿去处理一件次要事务，你的关键事务就会受到影响。
所以，在这里，给大家的建议是——碎片时间，不做别的，就用来做次要事务。
那具体怎么利用好这些碎片时间呢？
接下来我们来讲讲利用碎片时间的两大步骤。
首先，我们要讲的第一个步骤是，给碎片时间分类，寻找多元化用途。
假如你有5分钟的碎片时间，你能做些什么？如果你有10分钟的碎片时间，你能做些什么呢？如果是15分钟或者20分钟，你又能做些什么呢？
很显然，不同的时长，我们能做的事情是不一样的。
比如，你做的是行政文秘的工作，五分钟时间，你大体上可以看一篇公司或者单位最新下发的公文。
10分钟的时间，你也许可以迅速地填写一份表格。
15分钟时间，你可以制作一份简单的表格。
如果我们从这个角度去思考，就会发现，假如我们对不同的碎片时间进行分类，就能给不同时常段时间，找到多元化的用途，从而提高我们对碎片时间的利用效率。
所以先结合自己的工作职责和工作内容，对碎片时间进行简单的分类。
我们假设你仍然是做文秘工作，你日常的工作内容包括三个方面，办公、办文和办会。
办公，指的是收发文件，督促和跟进其他部门的工作，等等；办文，指的是撰写公文，制作表格，等等；办会指的是，安排会议时间、地点和参会人员，布置会场，以及最后写会议记录，等等。
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